Taryn Stähelin-Pavlik arbeitet im Bereich Risikomanagement und Business Continuity Management (BCM) in der Agentur cocomu. Als Business Continuity Senior Advisor hat sie internationale Unternehmen bei der Entwicklung und Implementierung eines BCM-Systems unterstützt.
Das Ziel von Business Continuity ist Unternehmen auf eine Krise bestmöglich vorzubereiten, um die Geschäftstätigkeit sicherzustellen. Es geht dabei nicht darum das Unternehmen auf den Kopf zu stellen, sondern es für eine Krise so gut wie möglich vorzubereiten. Krisen decken immer auch Schwachstellen auf. Diese Erkenntnisse sind wertvoll und sollten dokumentiert und in bestehende und zukünftige Notfallpläne einfliessen. Auch die Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil zur Bewältigung einer Krise.
Kleinere Betriebe brauchen keine BCM Policy, BCM Strategie oder Krisenkommunikationspläne. Hier reicht oft ein Notfallplan mit einfachen Vorsorgemassnahmen. Für mittelgrosse Unternehmen bietet sich die Business Impact Analyse als pragmatische Herangehensweise an. Deren Ergebnisse werden einer Risikoabschätzung unterzogen. So können unter anderem die erforderlichen Massnahmen zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes priorisiert werden.
Frau Stähelin-Pavlik, Sie haben Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung eines Business Continuity Management Systems unterstützt. Was ist BCM überhaupt?
Business Continuity Management (BCM) wird auch als betriebliches Kontinuitätsmanagement bezeichnet. Das Ziel von Business Continuity ist Unternehmen auf eine Krise (existenzbedrohende Situationen) bestmöglich vorzubereiten, um die Geschäftstätigkeit sicherzustellen und somit das Überleben – oder anders gesagt, die Widerstandskraft von Unternehmen zu erhöhen. Wie zum Beispiel im Falle der COVID-19-Krise.
Ursachen für Unternehmenskrisen sind sehr unterschiedlich und treffen nicht jedes Unternehmen gleichermassen. Meist haben sie aber eines gemeinsam, es betrifft die geschäftskritischen Bereiche der jeweiligen Unternehmen, also die Bereiche die wesentlich für die Wertschöpfung sind.
Wo liegt der Vorteil von BCM?
BCM betreiben mehrheitlich Großunternehmen. Tragend für unsere Gesellschaft sind jedoch vor allem unsere KMU, sie machen über 99% unserer Unternehmenslandschaft aus. Durch die aktuelle Krise wünschte ich mir mehr denn je, dass die BCM-Ansätze vermehrt auch bei den KMU Anwendung findet würden. Unternehmen, welche sich vor der Krise Gedanken über mögliche Auswirkungen gemacht haben oder aus regulatorischen Gründen machen mussten und einen Plan B in Form eines Notfallplans entwickelt haben, sind im Vorteil. Sie haben unter anderem Zeit zum reagieren gewonnen.
Sie sprechen jetzt die KMU an. Wo sehen Sie in kleineren Betrieben den Nutzen von BCM?
Im BCM geht es vorwiegend darum, die Vulnerabilität im Unternehmen zu identifizieren und entsprechende Versorgemassnahmen zu treffen. Der Nutzen für die KMU ist derselbe, wie für die Großunternehmen: Den Betrieb für außerordentliche Lagen zu wappnen. Es geht nicht darum das Unternehmen auf den Kopf zu stellen, sondern es für eine Krise so gut wie möglich vorzubereiten. Der Aufwand sollte im Kontext zu der Unternehmensart stehen, umsetzbar und pragmatisch sein.
Haben Sie konkrete Beispiele?
Aus BCM Sicht stellt sich die Frage – was wäre, wenn…? Zum Beispiel eine Pandemie ausbricht oder die Infrastruktur meines Unternehmens nicht mehr zur Verfügung steht - was wäre, wenn…. mein Rohstofflieferant nicht mehr liefert… eine Reputationskrise sich anbahnt…. die IT, der Chef oder die Mitarbeitenden ausfallen? Wer will sich schon fragen, was wäre, wenn? Es liegt glaube ich in der Natur des Menschen, dass wir unangenehme Situationen auch gedanklich vermeiden wollen.
Viele meiner früheren Kunden mussten das BCM aus regulatorischen Gründen einführen und nicht, weil sie vom Nutzen überzeugt waren. Sicherlich sind spätestens jetzt einige froh, dass sie sich vorbereitet haben und Kontinuitätspläne griffbereit sind.
Hätte ein BCM daher auch kleine Unternehmen sicher durch die Krise geführt?
Natürlich nicht alle, BCM ist Vorsorge und Prävention und kein Garant für das Überstehen einer Krise, aber viele wären besser vorbereitet gewesen. Krisen decken Schwachstellen auf. Diese Erkenntnisse sind wertvoll und sollten im Sinne von Lessons Learned dokumentiert, sowie in bestehende und zukünftige Notfallpläne oder Kontinuitätspläne einfliessen. Zur Zeit erfahren wir auch, wie tragend unsere Beziehungen zu unseren Geschäftspartnern sind, sei es nun Mieter, Vermieter, Kunden, Lieferanten, Banken, Versicherungen usw.. Auch der Bund und die Kantone werden auf die Probe gestellt. Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil zur Bewältigung einer Krise. Daniel Koch vom BAG macht es uns vor und alle die, welche zeitnah und transparent kommunizieren. Die Krise gibt uns auch Möglichkeiten unter anderem Vertrauen zu schaffen und langfristig die Reputation zu steigern.
Wie sieht ein BCM-Konzept für kleinere und mittelgrosse Betriebe aus?
Das ist sehr unterschiedlich und jeweils abhängig von der Unternehmensart. Orientierungshilfen für ein systemisches Vorgehen, gibt es zwischenzeitlich sehr viele, wie zum Beispiel der BSI-Standard 100-4, der im Netz frei zugänglich ist. Auch ein externer Berater kann nützlich sein. Aus meiner Sicht ist ein BCM-System jedoch für kleinere Unternehmen nicht zielführend, da es sehr zeit- und kostenintensiv ist.
Einen Notfallplan erachte ich aber für alle, auch Selbständigerwerbende als sinnvoll. Manchmal reichen einfache Versorgemassnahmen. So könnte die Frage bezüglich der Investition in eine neue Maschine relevant sein. Kaufen oder leasen? (Liquidität) Alte behalten oder entsorgen? (Stellenwert in der Wertschöpfungskette).
Kleinere Betriebe brauchen keine BCM Policy, BCM Strategie oder Krisenkommunikationspläne. Für mittelgrosse beziehungsweise komplexe Unternehmen bietet sich die Business Impact Analyse als mögliche pragmatische Herangehensweise an.
Was ist das Ziel einer BIA?
Die Business Impact Analyse ist ein bewährtes Instrument um kritische Geschäftsbereiche zu erkennen, die Ergebnisse aus der BIA werden einer Risikoabschätzung (RIA) unterzogen, so können unter anderem die erforderlichen Massnahmen zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes priorisiert werden.
Die BIA hat weitere Vorteile. Durch die veränderte Sichtweise und Analyse der Wertschöpfungskette verändert sich die Wahrnehmung. Nicht selten zeigen sich neue Kapazitäten, mögliche Synergien, natürlich auch Lücken, welche im Tagesablauf nicht entdeckt worden sind und für eine Optimierung genutzt werden können.
Kontaktieren Sie uns bei Interesse einer kostenlosen Beratung: 032 621 61 01 oder contact@cocomu.ch.
Erschienen: shortknowledge Magazin, Ausgabe Frühling 2020