Fokussierte Begleitmassnahmen steigern die Zielerreichung und reduzieren den Kosten-Nutzen-Faktor. In der internen Kommunikation ermöglichen klare Strukturen und ein motiviertes Messeteam einen erfolgreichen Transport positiver Emotionen auf die Besucher.
Herbstzeit ist Messezeit. In den nächsten Tagen noch schnell ein Messekonzept mit Messestand und Begleitmassnahmen aus dem Boden stampfen, ist ein sportliches Ziel. Vor allem weil, abhängig vom noch vorhandenen Zeitfenster, die Umsetzung vieler Begleitmassnahmen nicht mehr möglich oder sinnvoll ist. Vielleicht reicht die Zeit für Kommunikationsmittel am Stand. Eine kleine Broschüre, eine Leistungsübersicht in Form einer 2-seitigen Case-Study oder beschriftete Polo-Shirts für das Team. Ein schnell entschlossenes Projektteam ermöglicht es einer flexiblen Agentur, unter Umständen auch einen Monat vor der Messe einen kleinen Messestand zu realisieren.
Mit Emotionen zum Erfolg
Steht der Event kurz vor der Tür, ermöglichen gezielte Aktionen für das Standteam dem Unternehmen einen grossen Effekt. Ob aufwendig gestalteter Stand, umfangreiches Informationsmaterial, Wettbewerb, Give-aways, gute Produkte und Leistungen: Nur ein motiviertes und produktives Standteam transportiert die gewünschten positiven Emotionen auf den Kunden und begeistert diesen vom Unternehmen und den Leistungen. Unabhängig von der Unternehmens- und Standgrösse ist das Verhalten der Mitarbeitenden ausschlaggebend für den Erfolg der ganzen Aktion.
… oder zum Ressourcenschlucker
Oft sitzt bei Fachmessen und gerade bei Publikumsmessen das Messeteam in der Ecke am kleinen Tischchen, arbeitet mit gesenktem Kopf am Laptop oder plaudert miteinander, auch wenn interessiertes Publikum beim Vorbeilaufen einen Blick über den Stand huschen lässt und teils etwas ratlos weiterzieht. Das nächste Team wartet bestimmt.
Was hier den Anschein einer Ausnahme macht, ist in der Realität leider oft die Regel – vor allem in einer Zeit, in welcher wir mit neuen Kommunikationsformen und -verhalten konfrontiert werden.
Motivieren, optimieren und loben
Konkret bieten sich für Unternehmen, welche die Kommunikationsqualität am Event optimieren wollen, auch preislich interessante Möglichkeiten. Zum Beispiel lässt sich gerade vor längeren Messepräsentationen das Standteam mit einem Kick-off-Event (kurze Schulung und Abendessen) motivieren und zu einem Team einschwören. Auch ein Abschluss-Event in lockerer Atmosphäre ermöglich den Teilnehmern in kurzer Zeit, neue Energie für den kommenden Arbeitsalltag zu tanken und ein Highlight festzuhalten. Vor dem Event bietet ein Verhaltens-Seminar dem Unternehmen die Möglichkeit, seine Werte und Identität auf das Event-Team zu transportieren. In einer zweiten Schulung kann das Team anhand durchgespielter Beispiele auf unvorhergesehene Probleme oder ungehaltene Besucher vorbereitet werden. Die Schulung ist selbstverständlich keine Garantie, dass am Event alles reibungslos abläuft, motiviert aber die Teilnehmer, Initiative zu ergreifen und nimmt die erste Nervosität. Sind alle Vorbereitungen abgeschlossen und die Messe ist bereits in vollem Gang, empfiehlt sich jeden Morgen, in einem kurzen Meeting den bevorstehenden Tag, spezielle Ereignisse und geplante Termine durchzugehen. Mit dem letzten Besucher ermöglicht es ein allabendlicher Rückblick im Team, den Tag und die Ereignisse noch einmal kurz Revue passieren zu lassen. Auch hier gilt: Konstruktives und positives Feedback motiviert die Mitarbeitenden und erhöht die Eventqualität. Denn manchmal macht den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg nur ein kleines „Dankeschön“ an die richtige Adresse..
Zielgerichtete Lösungen
Ein interessanter Aspekt für Unternehmen ist bei den oben vorgeschlagenen Massnahmen, dass alle einen hohen Kosten-Nutzen-Faktor aufweisen. Die Aufwände reduzieren sich auf reservierte Ressourcen, auf Team-Essen und -Lunchs, Informationsfolder oder ein Verhaltens-Manual. Entscheiden Sie sich dafür, das Konzept, die Planung und Durchführung über eine Agentur umzusetzen, zeigen wir Ihnen anhand Ihrer Vorgaben gezielte Lösungen auf und beraten und unterstützen Sie auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event.
Erschienen: short knowledge Magazin, Ausgabe 05